1. Общие положения
Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных в ТОО «SBS FINCON», БИН 211140030685 (далее — «Компания»), при использовании сервиса электронного документооборота FinCon Docs (далее — «Сервис»).
Политика разработана в соответствии с Законом Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
Компания выступает собственником и оператором персональных данных. Использование Сервиса означает согласие Пользователя с условиями настоящей Политики.
Действующая редакция Политики постоянно доступна по адресу https://docs.fincon.kz/privacy.
2. Термины и определения
Термины, не определённые в настоящей Политике, применяются в значении, установленном законодательством Республики Казахстан и Пользовательским соглашением.
- Персональные данные — сведения, относящиеся к определённому или определяемому на их основании субъекту, зафиксированные на электронном, бумажном или ином материальном носителе.
- Субъект — физическое лицо, к которому относятся персональные данные.
- Обработка — действия по сбору, записи, систематизации, накоплению, хранению, изменению, использованию, передаче, обезличиванию, блокированию и уничтожению персональных данных.
- Пользователь — лицо, использующее Сервис, в том числе представитель юридического лица.
- Контрагент Пользователя — лицо, приглашённое Пользователем к согласованию или подписанию документа в Сервисе.
- Cookie — небольшой файл, сохраняемый браузером на устройстве Пользователя.
3. Правовые основания обработки
Компания обрабатывает персональные данные при наличии хотя бы одного из перечисленных ниже оснований.
Отдельное согласие субъекта не требуется в случаях, прямо предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона «О персональных данных и их защите», в том числе когда обработка необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект.
- согласие субъекта на сбор и обработку персональных данных;
- необходимость обработки для заключения и исполнения договора с субъектом, включая публичную оферту;
- исполнение Компанией обязанностей, возложенных на неё законодательством Республики Казахстан, в том числе налогового и бухгалтерского учёта;
- защита прав и законных интересов Компании и субъекта, не нарушающая прав субъекта персональных данных.
4. Состав обрабатываемых персональных данных
Компания обрабатывает минимально необходимый объём данных. Специальные категории персональных данных (о расовом и этническом происхождении, политических взглядах, религиозных убеждениях, состоянии здоровья) Компания не собирает и не обрабатывает.
Содержимое документов, загружаемых Пользователем в Сервис, может включать персональные данные третьих лиц. В отношении таких данных Компания действует по поручению Пользователя, а сам Пользователь отвечает за наличие у него правовых оснований для их передачи.
- регистрационные данные: фамилия, имя, отчество, адрес электронной почты, номер телефона, пароль в зашифрованном виде;
- сведения об организации: наименование, БИН, юридический адрес, должность представителя;
- сведения, необходимые для подписания документов: ИИН, данные сертификата электронной цифровой подписи, включая открытый ключ и срок действия;
- данные заявок, направленных через форму обратной связи на Сайте;
- платёжные сведения: реквизиты плательщика, сумма и дата платежа. Полные данные банковских карт Компания не получает и не хранит — расчёты проводятся банком-эквайером;
- технические данные: IP-адрес, тип и версия браузера и операционной системы, дата и время обращения, идентификаторы cookie;
- журналы действий в Сервисе: сведения о входе в Личный кабинет, создании, согласовании и подписании документов.
5. Цели обработки
Компания обрабатывает персональные данные исключительно в целях, перечисленных ниже, и не использует их для целей, несовместимых с заявленными.
- регистрация и идентификация Пользователя в Сервисе;
- предоставление функций Сервиса: создание, согласование, подписание, проверка и хранение электронных документов;
- придание юридической значимости подписанным документам и подтверждение их целостности;
- выставление счетов, проведение расчётов и ведение бухгалтерского учёта;
- обработка обращений и оказание технической поддержки;
- обеспечение безопасности Сервиса, предотвращение несанкционированного доступа и расследование инцидентов;
- исполнение требований законодательства Республики Казахстан;
- направление информационных сообщений об изменениях в работе Сервиса, тарифах и условиях обслуживания.
6. Согласие и порядок его отзыва
Согласие на сбор и обработку персональных данных предоставляется Пользователем при регистрации в Сервисе либо при отправке формы обратной связи и является конкретным, информированным и сознательным.
Субъект вправе отозвать согласие в любое время, направив заявление на адрес info@fincon.kz. Компания прекращает обработку и уничтожает персональные данные в срок не более десяти рабочих дней с даты получения заявления.
Отзыв согласия не распространяется на данные, обработка которых необходима для исполнения обязанностей Компании, установленных законодательством, а также на данные, содержащиеся в уже подписанных электронных документах: их уничтожение сделало бы невозможной проверку подлинности подписи.
Отзыв согласия влечёт невозможность дальнейшего использования Сервиса и является основанием для расторжения договора.
7. Условия и сроки хранения
Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, если иной срок не установлен законодательством Республики Казахстан.
Базы данных, содержащие персональные данные граждан Республики Казахстан, размещаются на серверах, расположенных на территории Республики Казахстан.
По истечении срока хранения персональные данные уничтожаются или обезличиваются.
- регистрационные данные — в течение срока действия учётной записи и трёх лет после её удаления;
- электронные документы и сведения об их подписании — в течение срока, установленного Пользователем, но не менее пяти лет с момента подписания;
- бухгалтерские и платёжные документы — в течение сроков, установленных законодательством о бухгалтерском учёте и налогообложении;
- журналы действий и технические данные — в течение одного года;
- обращения через форму обратной связи — в течение одного года с даты обращения.
8. Передача третьим лицам
Компания не продаёт персональные данные и не передаёт их третьим лицам, за исключением случаев, перечисленных ниже.
Привлекаемые Компанией лица обрабатывают персональные данные исключительно по поручению Компании, в объёме, необходимом для оказания соответствующих услуг, и обязаны соблюдать конфиденциальность.
Трансграничная передача персональных данных осуществляется только при условии обеспечения принимающей стороной защиты персональных данных и в соответствии со статьёй 16 Закона «О персональных данных и их защите».
- контрагентам Пользователя — в объёме, необходимом для согласования и подписания конкретного документа, по инициативе самого Пользователя;
- удостоверяющим центрам — для проверки сертификатов электронной цифровой подписи;
- банкам и платёжным организациям — для проведения расчётов;
- поставщикам инфраструктурных и телекоммуникационных услуг, обеспечивающим работу Сервиса;
- государственным органам — по мотивированному запросу в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.
9. Меры по защите персональных данных
Компания принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования и распространения.
При выявлении инцидента, повлёкшего неправомерный доступ к персональным данным, Компания принимает меры по его устранению и уведомляет затронутых субъектов и уполномоченный орган в порядке, установленном законодательством.
- передача данных между устройством Пользователя и Сервисом по защищённому протоколу TLS;
- хранение паролей исключительно в виде необратимых криптографических хеш-значений;
- разграничение прав доступа к данным и регулярный пересмотр полномочий работников;
- ведение журналов доступа и действий в Сервисе;
- регулярное резервное копирование и контроль восстановимости данных;
- обязательства о неразглашении для работников, имеющих доступ к персональным данным.
10. Права субъекта персональных данных
Субъект персональных данных вправе реализовать права, предусмотренные статьёй 12 Закона «О персональных данных и их защите».
Запрос направляется на адрес info@fincon.kz. Компания рассматривает его и предоставляет ответ в течение десяти рабочих дней с даты получения. Компания вправе запросить у обратившегося сведения, позволяющие подтвердить его личность.
- знать о наличии у Компании своих персональных данных и получать сведения об условиях доступа к ним;
- получать информацию о целях, сроках и способах обработки;
- требовать изменения или дополнения персональных данных при наличии оснований, подтверждённых документально;
- требовать блокирования персональных данных при наличии сведений об их неправомерной обработке;
- требовать уничтожения персональных данных, обработка которых осуществлена с нарушением законодательства;
- отозвать согласие на сбор и обработку персональных данных;
- защищать свои права и законные интересы, в том числе путём обращения в уполномоченный орган или в суд.
11. Файлы cookie и технические данные
Сайт и Сервис используют файлы cookie и аналогичные технологии, без которых невозможно поддерживать сессию Пользователя и обеспечивать безопасность входа в Личный кабинет.
Пользователь вправе запретить сохранение cookie в настройках браузера или удалить сохранённые ранее файлы. В этом случае отдельные функции Сервиса, включая авторизацию, могут стать недоступными.
- технические cookie — поддержание сессии, защита от подделки запросов, сохранение выбранного языка интерфейса;
- аналитические cookie — сбор обезличенной статистики посещаемости и качества работы Сервиса.
12. Изменение Политики
Компания вправе вносить изменения в настоящую Политику. Новая редакция вступает в силу с момента её размещения на Сайте, если в самой редакции не указан иной срок.
При существенном изменении условий обработки персональных данных Компания дополнительно уведомляет Пользователей по электронной почте или через интерфейс Сервиса.
13. Обращения и контакты
Вопросы, запросы и требования, связанные с обработкой персональных данных, направляются на адрес электронной почты info@fincon.kz либо по юридическому адресу Компании, указанному ниже.
Если ответ Компании не удовлетворил субъекта, он вправе обратиться в уполномоченный орган по защите персональных данных Республики Казахстан или в суд.
Реквизиты Компании
- Наименование
- ТОО «SBS FINCON»
- Юридический адрес
- Республика Казахстан, г. Алматы, ул. Тулебаева, 38/61
- БИН
- 211140030685
- Банк
- АО «Kaspi Bank»
- ИИК
- KZ78722S000011156639
- БИК
- CASPKZKA
- КБе
- 17
- Электронная почта
- info@fincon.kz
- Сайт
- https://fincon.kz